Ein Vereinsfest vorbereiten und durchführen

Vereine sind keine Wirtschaftsunternehmen. Sie müssen deswegen keine Gewinne erzielen. Aber sie sollten auch keine Verluste machen. Deswegen richten viele Vereine regelmäßig ein großes Fest aus, mit dem Einnahmen generiert werden können. Diese spielen bei der Finanzplanung meist eine wichtige Rolle.

Ein Vereinsfest lebt vor allem von vielen freiwilligen Helfern. Die Vorbereitung eines großen Sommerfests umfasst viele kleine Einzelschritte, die insgesamt sehr zeitaufwendig sind. Deswegen muss schon früh eine gute Organisation entwickelt werden. Traditionell wird zu diesem Zweck in Vereinen gerne ein Festkomitee gegründet, das sich ganz konkret um die Vorbereitungen und Planungen kümmert.

Lebensmittel und Getränke sind bei jeder Veranstaltung wichtig. Aber auch ein großer Grill und ein Getränkewagen sollten nicht vergessen werden. Zudem müssen eventuell Künstler, die auf dem Sommerfest auftreten sollen, verpflichtet werden. Verträge und Gagen müssen ausgehandelt werden. Vielleicht muss auch eine Lautsprecheranlage gemietet werden.

Auf keinen Fall darf die Werbung für das Sommerfest vergessen werden. Plakate, Prospekte und Vereinszeitschriften können dazu im Rollenoffset gedruckt werden. Das ist ein einfaches, aber professionelles Verfahren, das auch den Kostenfaktor nicht in die Höhe schießen lässt. Hochwertige Werbemittel machen einen guten Eindruck und können auch noch Unentschlossene von einem Besuch überzeugen.

Wenn ein Vereinsfest im Freien stattfindet, sollte auch immer eine Alternative für schlechtes Wetter vorgesehen werden. Ein Zelt, das kurzfristig aufgebaut werden kann, ist oftmals die Rettung. Zudem sollten keine großen finanziellen Risiken eingegangen werden. Durch schlechtes Wetter und andere Unannehmlichkeiten kann der finanzielle Erfolg eines Vereinsfests immer hinter den Erwartungen zurückbleiben. Davon sollte man sich aber nicht entmutigen lassen.

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