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Geschäftliche E-Mails - was müssen sie beinhalten?

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Die E-Mail-Kommunikation und das Internet sind heutzutage einfach nicht mehr wegzudenken und mittlerweile fester Bestandteil des Kommunikationsnetzes, sowohl national als auch international. Die Statistik besagt sogar, dass die private bzw. geschäftlichen Kommunikation in der Zwischenzeit mehr über E-Mail erfolgt, als über den herkömmlichen Briefverkehr oder über Fax.

Die Vorteile des E-Mail-Versands liegen ganz klar auf der Hand. Dieser erfolgt innerhalb von Sekunden, ganz egal, an welchem Platz der Erde man sich auch befindet. Auch unter Umständen teures Porto – je nachdem, in welchen Teil der Welt man Briefe oder wichtige Dokumente versenden möchte – ist in diesem Falle nicht notwendig. Ebenso ist der Versand von Dokumenten als E-Mail-Anhang vor allem durch das pdf-Format ohne Probleme möglich und zu einem festen Bestandteil gerade in der geschäftlichen Kommunikation geworden.

Seit dem Jahr 2007 sind jedoch einige Auflagen durch den Gesetzgeber erlassen worden, die von den Unternehmen zu erfüllen sind, wenn es um E-Mails für geschäftliche Belange geht. Wurden diese bis zu 2007 nur als Empfehlung ausgesprochen, so sind diese seit nunmehr 3 Jahren im geschäftlichen E-Mail-Verkehr Pflicht. In jeder geschäftlichen E-Mail müssen nun allgemeine Angaben wie Rechtsform, Geschäftsführer und ggfs. Vorsitzende, Registergericht, Registernummer und der Sitz der Gesellschaft in der E-Mail zwingend zu finden sein, beispielsweise in der E-Mail-Signatur. Kommen die Unternehmen dieser Verpflichtung nicht nach, drohen Abmahnungen und im Extremfall sogar empfindliche Geldbußen bis zu 5000 Euro.

Daher versenden heute viele Firmen ihre geschäftlichen E-Mails mit zusätzlicher E-Mail-Signatur, in der diese ganzen Angaben verzeichnet sind. Mancher Empfänger, vor allem die privaten Empfänger wie beispielsweise Kunden einer Versicherungsgesellschaft, einer Krankenkasse oder eines sonstigen Unternehmens mögen sich hin- und wieder über die grössere Fülle der anhängenden E-Mail-Signatur wundern, als über den eigentlichen Inhalt der E-Mail. Andererseits wurde durch dieses neue Gesetz deutlich gemacht, dass die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen Pflichtangaben nunmehr auch zwingend in die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz aufgenommen werden müssen. Immerhin enthält jede geschäftliche Korrespondenz per Post oder Fax auch diese erforderlichen Pflichtangaben. Daher war es nur eine Frage der Zeit, bis diese Verpflichtung sich auch in der elektronischen Postwelt durchsetzt.

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