Der effiziente Einsatz elektronischer Kassensysteme auf Festen und Veranstaltungen

Ob Feuerwehrfest oder Karnevalssitzung, ob Dorfveranstaltung oder Vereinsfeier – bei vielen gesellschaftlichen Anlässen sorgen Gastronomen für das leibliche Wohl. Seit einigen Jahren kommen auf solchen Events mehr und mehr elektronische Kassensysteme zum Einsatz, die für einen reibungslosen und sicheren Ablauf konfiguriert sind. Der Einsatz von Wertbons hat sich dabei besonders bewährt.

Veranstalter, Event-Gastronomen und Catering-Unternehmen kennen das Problem: Die Durchführung einer Jubiläumsfeier, eines Feuerwehrfestes oder anderer Veranstaltungen in Festhallen oder im Freien erfordern nicht nur besondere Aufmerksamkeit, sondern bergen bereits in der Planung, aber auch in der Abrechnung höhere Risiken als ein klassischer Bewirtungsbetrieb. Aus diesem Grund wuchs in den zurückliegenden Jahren der Bedarf an Schank- und Abrechnungssystemen, die sowohl kundenfreundlich als auch flexibel und sicher im Sinne des Unternehmens sind. Vielerorts haben sich nunmehr Wertbon-Systeme durchgesetzt, die folgendermaßen funktionieren:

Die Teilnehmer bzw. Besucher einer Veranstaltung informieren sich zunächst anhand von Preistafeln und Aushängen über das jeweilige kulinarische Angebot. Die Bestellung und Bezahlung erfolgt anschließend an einem zentralen Kassencounter, dem Herzstück des Systems. Ausgestattet mit teilweise mehreren Registrierkassen, Thermorollen-Druckern und versiertem Personal erhalten die Gäste dort für jeden bestellten Artikel einen unverwechselbaren und fälschungssichern Wertbon mit der Produktbezeichnung im Klartext, laufender Nummer sowie Datum und Uhrzeit ausgehändigt. Diese Wertbons können dann an den betreffenden Ständen gegen die entsprechenden Speisen und Getränke eingetauscht werden. Mit dem Eintausch erfolgt zugleich eine Entwertung des Bons.

Was sich hier vielleicht etwas umständlich anhört, ist in der Praxis allerdings sehr zweckmäßig und wirkt angenehm. Sowohl für den Gastronomen, als auch für den Kunden. Nachfolgend die konkreten Vorteile:

Vorteile für den Gast:

• bargeldlose Zahlung auf dem Festgelände;
• Beratung und Infos am Kassenstand durch kompetentes Personal;
• kurze Wartezeiten an den Ausgabeständen, da dort der Bezahlvorgang entfällt;
• deutlich erhöhte Hygienebedingungen und bessere Produktpräsentation am Stand;
• spätere Abholung am Ausgabestand möglich, sofern ein Artikel vorübergehend nicht erhältlich ist;
• nicht eingelöste Wertbons können an der Kasse zurückerstattet werden.

Vorteile für den Veranstalter:

• ein zentraler Kassencounter bündelt alle Zahlungsvorgänge an einer Stelle und reduziert somit auch die Gefahr von Diebstählen (da sonst kein weiterer Umgang mit Bargeld an anderer Stelle, außer eventuell Pfandrückgabe);
  
• die Artikel werden direkt auf Schnelldrucktasten des Kassensystems angebracht, Text und Preis sind vom Kassentechniker bzw. Kassenverleih fest einprogrammiert;
• keine Rechenfehler, da die Kassen mit Rückgeldfunktion arbeiten;
  
• sehr schnelle Abwicklung der Zahlung durch schnelle Thermodrucker;
• Verwendung von extratstarken hermorollen unterstreichen die Wertigkeit der ausgestellten  Bons. Die höhere Grammatur verbessert die Handhabung – auch beim Einlösen am Stand;
• Erfüllung der Hygienevorschriften am Lebensmittelstand (Umgang mit Bargeld);
• schnelles Vorankommen am Essens- oder Getränkestand aufgrund der genauen Artikelbeschreibung auf dem Wertbon  (z.B. nicht nur Wurst, sondern „Currywurst mit Pommes“ oder „Bratwurst mit Brötchen“), so dass kein Nachfragen oder Spezifizieren der Zubereitungsart durch das Standpersonal erforderlich ist;
  
• detailgenaue Abrechnung am Veranstaltungsende mit allen Umsatzzahlen, Steuern und Einzelauswertung der verkauften Artikel (inkl. Eigenverbrauch, wie z.B. Helferessen);
• auch die Hilfskräfte des Festes werden über die Kasse erfasst, d.h. Speisen und Getränke werden in der Kasse mitgezählt, jedoch den Helfern nicht oder nur teilweise berechnet;
  
• eine Gegenüberstellung des Wareneinsatzes ermöglicht eine gute Kontrolle (auch bezüglich Schwund) und bildet bessere Planungsbasis für künftige Veranstaltungen gleicher Art.