Zeit ist Geld und Zeit ist knapp. Im Berufsleben wollen oder müssen wir unsere Zeit optimal nutzen, um unsere Aufgaben zu erledigen und unsere Ziele zu erreichen. Doch auch im Privatleben ist unsere Zeit ein wesentlicher Faktor für unsere Zufriedenheit. Wir wollen die verfügbare Zeit entsprechend unserer Bedürfnisse optimal nutzen. Die Zeit ist wohl unsere wertvollste Ressource, die wir nicht anhalten oder für später aufsparen können; sie vergeht unweigerlich. Da ist es naheliegend, ein effektives persönliches Zeitmanagement einzusetzen, das die Effizienz bei der Erledigung unserer Aufgaben steigert und uns die verbleibende Zeit bestmöglich nutzen lässt.
Doch was ist ein gutes Zeitmanagement?
In den meisten Zeitmanagementsystemen wird eine Gesamtaufgabe in mehrere Teilaufgaben aufgeteilt. Bei einem Hausbau muss zuerst das Fundament gelegt werden, dann werden die Außenwände errichtet und schließlich wird die Innenausstattung eingebaut. Jedem dieser Teilschritte wird dann ein Zeitrahmen zugeordnet, in dem er abgeschlossen sein soll. Der große Vorteil dieses Ansatzes liegt in der Strukturierung einer komplexen Aufgabe. Ein Laie wird nur in Ausnahmefällen wissen, wie ein Haus gebaut wird. Durch die Aufteilung in Einzelaufgaben werden die notwendigen Prozesse deutlich und damit auch verständlich.
Ein gutes Zeitmanagement muss aber mehr umfassen als lediglich die Strukturierung einer Gesamtaufgabe und das Vergeben von Abschlussterminen. Die Abfolge der einzelnen Arbeitsschritte muss logisch sein. Im Beispiel des Hausbaus ist dies relativ einfach nachzuvollziehen. Es wird kaum möglich sein, zuerst die tragenden Wände einzuziehen und dann das Fundament zu gießen. Dies bedeutet, dass der Planer die Aufgaben oder Inhalte, auf die sich das Zeitmanagement bezieht, verstehen muss. Dies gilt für die logische Abfolge der Teilschritte genauso wie für die Priorisierung der einzelnen Aufgaben.
Ein gutes Zeitmanagement bedeutet somit immer auch ein inhaltliches Verständnis. Dies betrifft sowohl die Berufswelt als auch die Privatsphäre. Der beste Zeitplan nutzt nichts, wenn die beruflichen Aufgaben auf Grund von mangelndem Wissen oder zu schwach ausgeprägten Fähigkeiten nicht gelöst werden können. In gleicher Weise wird die Freizeit kaum genossen werden können, wenn jemand nicht weiß, was er oder sie damit anfangen soll. Etwas allgemeiner kann man sagen, dass Zeitmanagement nur so gut ist wie das damit verbundene Verhaltensmanagement.
Daraus folgt, dass das Zeitmanagement immer erst an zweiter Stelle kommt. Zuerst muss eine Situation verstanden und mit den eigenen Fähigkeiten und Bedürfnissen abgeglichen werden. Diese Voraussetzung für ein effektives Zeitmanagement soll aus einer anderen Perspektive verdeutlicht werden. Wir sind erst einmal nicht gestresst, weil wir keine Zeit haben, sondern weil die an uns gestellten Aufgaben uns inhaltlich überfordern. Ein übereilt aufgestellter Zeitplan kann dann sogar kontraproduktiv sein, da er den Druck noch weiter erhöht.
Deshalb gilt, ein gutes Zeitmanagement niemals als isoliertes Instrument zu nutzen, sondern immer in Kombination mit fundierten Techniken des Problemlösens und/oder einem effektiven Verhaltensmanagement einzusetzen.
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