EANV-Software – Was Sie beim Wechsel des Anbieters beachten sollten

Für alle Erzeuger, Beförderer und Entsorger von gefährlichen Abfällen ist das elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV) gesetzlich vorgeschrieben. Das eANV verpflichtet die Unternehmen dazu, Abfallnachweise in elektronischer Form zu führen, um den Verbleib gefährlicher Abfälle nachvollziehbar zu machen. Das bedeutet für alle Unternehmen, die am Transport von gefährlichen Abfällen ab einer gewissen Menge beteiligt sind, dass sie eine Software für die Abwicklung des eANV benötigen. Dafür existieren verschiedene Softwarelösungen auf dem Markt. Eine davon ist das eBegleitschein-Portal des bifa Umweltinstituts, welches aber zum Ende des Jahres den Betrieb einstellt. Seit der Veröffentlichung dieser Nachricht, sind viele Kunden des bifa Umweltinstituts auf der Suche nach einem neuen Anbieter für eANV-Software. Aber auch Kunden anderer Anbieter schauen sich zum Teil nach neuen Lösungen um. Hier erfahren Sie, worauf Sie beim Vergleich der einzelnen Systeme achten sollten, um die möglichst beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

DER PREIS - SCHAUEN SIE GENAU HIN

Der Preis ist für viele Unternehmen das ausschlaggebende Kriterium bei der Wahl des Anbieters. Dabei setzen sich die Kosten für ein System aus den Nutzungsgebühren und den Kosten, die durch den Betrieb entstehen, zusammen. Wenn Sie zum Beispiel viel Zeit benötigen, mit einem System zu arbeiten, da es langsam oder unübersichtlich ist, lohnt es sich über eine Alternative nachzudenken. Es empfiehlt sich, das eANV-System im Voraus zu testen, um einschätzen zu können, wie gut Sie mit der jeweiligen Software zurechtkommen. Fast alle Anbieter bieten Testzugänge oder Demoportale an. Wer die Zeit für einen Vergleich investiert, kann so langfristig im Anschluss sparen.

Aber auch der Vergleich der absoluten Anschaffungskosten und der jährlichen Nutzungsgebühren gestaltet sich oft nicht so einfach, wie man vermuten mag. Einige Anbieter bieten die nötigen Komponenten einzeln, andere wiederum als Komplettpakete an.  Daher lohnt es sich immer, vorher genau zu überlegen, welche Funktionalitäten man benötigt und beim Anbieter nachzuhaken, welche Komponenten dafür erworben werden müssen und was diese in ihrer Gesamtheit kosten. Einige Anbieter versuchen außerdem Interessenten mit Einstiegsangeboten zu locken. Prüfen Sie, ob der anfangs angebotene Preis auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt ist. Ein Wechsel  des Anbieters ist zwar jederzeit möglich, doch scheuen viele Unternehmen den Umstieg auf eine neue Software und wechseln daher nicht, trotz Unzufriedenheit.

FÜNF FRAGEN, die Sie sich und Ihrem Anbieter bezüglich des Preises stellen sollten:

1.            Was kostet die eANV-Software mit ihren Grundfunktionalitäten jährlich bei Ihrem Scheinaufkommen und ist der angebotene Preis auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt?

2.            Fallen Extrakosten für die Signaturkomponente zur Durchführung der qualifizierten elektronischen Signatur an?

3.            Fallen Kosten für den Wechselservice beim neuen Anbieter an?

4.            Fallen Kosten für die Übertragung des Registers ins neue eANV-System an?

5.            Welche zusätzlichen Funktionalitäten werden angeboten. Zu nennen wären hier zum Beispiel Stapelsignatur, Mehrfachdruck, automatischer Dokumentenversand. Sind diese Funktionen im Preis für die eANV-Software enthalten?

6.            Fallen Extrakosten für den Support an und wie viel Support ist im Preis inbegriffen?

DER PREIS IST NICHT ALLES

Neben den direkten Kosten für die eANV-Software lohnt es sich, auch andere Faktoren in das Kalkül mit einzubeziehen. Wie ist zum Beispiel der Service des Anbieters. Fühlen Sie sich bei Ihrem Anbieter gut aufgehoben, bemüht man sich darum, Sie als Kunden zufriedenzustellen. Wie ist der Support zu erreichen? Bei einem solch komplexen Anwendungsbereich wie dem eANV kommt es fast zwangsweise zu Situationen, bei denen der Kunde Beratung vom Experten braucht. Oft ist dann auch Schnelligkeit gefragt. Ein reiner E-Mail-Support führt zu Verzögerungen, die Sie mit einrechnen müssen. Wenn es einen Telefonsupport gibt, stellt sich die Frage, wie gut ist dieser zu erreichen und handelt es sich lediglich um ein Callcenter oder sprechen Sie mit kompetenten und geschulten Mitarbeitern, die Ihnen direkt mit Ihrem Problem weiterhelfen können?

Wenn absehbar ist, dass Sie in Zukunft auch andere Software nutzen, die Sie an Ihre eANV-Lösung anbinden möchten, sollten Sie einen Anbieter auswählen, der Kooperationen mit anderen Softwareanbietern unterhält. Eine eANV-Lösung kann sich schnell als Kostenfalle erweisen, wenn Sie sie später an andere Systeme anbinden lassen möchten, und die Anbindung selbst in Auftrag geben müssen, da noch keine Schnittstellen vorhanden sind.

ZUM SCHLUSS EIN LETZTER PERSÖNLICHER RAT

Zufriedenheit lässt sich nicht immer in Zahlen ausdrücken, daher trauen Sie Ihrem Bauchgefühl! Wer Sie zu schnellen Abschlüssen drängen will, hat meist nur den Gewinn im Blick und nimmt auf Ihre Bedürfnisse als Kunde keine Rücksicht. Achten Sie also auf Transparenz, lassen Sie sich mit der Entscheidung genügend Zeit und wägen sie alle Vor- und Nachteile gründlich gegeneinander ab.