Interne oder externe Planung - Was ich verwenden soll und wann?

Für Menschen, die Besprechungen, Termine oder Meetings vereinbaren, ist die Verwendung einer Terminplaner online heutzutage unverzichtbar.  Es gibt viele Arten von Planungsszenarien, mit denen wir in unserem geschäftlichen oder gesellschaftlichen Leben beschäftigen müssen. Diese Szenarien kann in zwei grobe Kategorien - interne und externe Planung - aufteilen. Im folgenden werden wir eine Definition für jede Kategorie aufzeigen:

Interne Planung: geschieht, wenn Sie Ihre Verfügbarkeit im Voraus definieren und Menschen mit Ihnen auf der Basis dieser Verfügbarkeit Zeit verplanen. Interne Planung kann automatisch erfolgen, wobei die einmal gewählte Zeit automatisch verplant wird oder auch manuell, wobei Sie die Zeit bestimmen und auch bestätigen.

Externe Planung: geschieht, wenn Sie eine Besprechungseinladung aussprechen und einen oder mehrere Zeiten vorschlagen. Die Menschen antworten dann mit Ihrer Verfügbarkeit und Sie wählen die Zeit aus und bestätigen sie.

Nun wollen wir uns einmal anschauen, welche Terminplanungsszenarien unter die einzelnen Kategorien fallen.

Interne Zeitplanung kann bei drei Szenarios benutzt werden:

1. Für die Planung von Kundenterminen - Menschen wählen eine einzige Zeit aus und der Termin wird automatisch gelegt.

2. Für die Planung sich wiederholender Tätigkeiten der selben Art - wie etwa Berichtssitzungen, Produktvorführungen, Bewerbergespräche usw.. Hier wählen die Menschen ebenfalls eine einzelne Zeit aus und das Treffen wird automatisch gebucht.

3. Für die Planung von Vier-Augen-Gesprächen - Menschen wählen einige Zeiten aus und Sie suchen sich die heraus, die am besten für Sie ist. Dieses Szenario deckt Vier-Augen-Gespräche ab, bei dem unterschiedliche Arten von Teilnehmern beteiligt sein können.

Externe Terminplanung kann bei zwei Szenarios angewendet werden:

1.                  Für Gruppenbesprechungen - Sie schlagen einige Zeiten vor, die Teilnehmer antworten            mit ihrer Verfügbarkeit und Sie suchen aus und bestätigen den Termin.

2.                  Vier-Augen-Gespräche - wie bei den Gruppenbesprechungen, aber mit nur einer Person.

Aus den vorstehenden Erläuterungen können wir erkennen, dass Vier-Augen-Gespräche intern und extern geplant werden können. Lassen Sie uns untersuchen, wann man jeden Typ anwendet.

Beim Externen übernehmen Sie die "Arbeit" der Erstellung der Einladung und dem Vorschlagen der Termine. Die Eingeladenen antworten lediglich mit Ihrer Verfügbarkeit. Bei der Internen sind die Rollen vertauscht - die Person, die sich mit Ihnen treffen möchte, erstellt die Einladung und Sie wählen einfach einen Termin aus.

Als Faustregel: Wenn Sie sich mit jemandem treffen möchten, verwenden Sie Extern - Sie fragen an und daher müssen Sie die "Arbeit" erledigen. Wenn sich jemand mit Ihnen treffen möchte, schicken Sie ihm einfach den Link mit Ihrer Intern-Seite und lassen Sie ihn die Einladung aussprechen.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Entscheidung ist das Ausmaß an Kontrolle, das Sie benötigen. Wenn Sie derjenige sein möchten, der die Termine vorschlägt, dann ist Extern Ihre Wahl. Wenn Sie ziemlich flexibel in Ihren Zeiten sind, dass wäre Intern die bessere Wahl.

Wenn Sie Intern und Extern verwenden, aber besonders beim Intern, ist es wichtig, dass die Menschen dieses nicht als einen Akt der Missachtung empfinden. Letztendlich geht es darum, wie man es anwendet. Beispielsweise könnten Sie sich entschuldigen und sagen, dass Sie zur Zeit keinen Zugriff auf Ihren Terminkalender haben und bitten die Person um den Gefallen, Ihnen eine Einladung über Ihre Intern-Seite zu schicken. Je mehr Termine Sie mit Intern planen, desto effizienter werden Sie sein und wenn Sie mehr Besprechungen geplant haben, werden Sie erfahren, das die meisten Menschen positiv darauf reagieren und eine gute Erfahrung haben, die auch Ihnen Zeit spart.

Über ScheduleOnce:

ScheduleOnce ist ein online Besprechungs- und Verabredungsplaner, der es äußerst erleichtert, Ihre Zeit mit Menschen in Ihrem Geschäftsleben und gesellschaftlichen Dasein zu planen. ScheduleOnce ist kein Terminkalender. Es ist eine Anwendung zur online Terminvereinbarung, die Ihren bestehenden Terminkalender einbezieht und die Terminplanung effizienter macht. ScheduleOnce ist eng mit dem Google Terminplaner verknüpft und kann Sie auch mit Outlook und iCal verbinden.

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