Lotus Notes besteht aus einem System dokumentorientierter Datenbanken, das seit der Anfangszeit 1984 bis heute weltweit über einhundert Millionen User überzeugt hat.
Der Lotus Notes - Nutzer kann sich auf mehrere Funktionen verlassen, wie Email - Service mit einem Kalender und einer integrierten Aufgabenliste oder aber auch eine Diskussionsplattform und den so genannten "Team Room". Die Arbeit mit Lotus Notes funktioniert auch in Gebieten, die nicht einfach so schnellen Internetzugang ermöglichen. Wenn gar kein Internet verfügbar ist bietet das Arbeiten im Offline-Modus dennoch viele Möglichkeiten. Diese Funktion ist besonders von Vorteil, wenn sich Firmenmitarbeiter auf Reisen befinden, also im Flugzeug oder in der Bahn nicht über einen Zugang zum Internet verfügen. Lotus Notes ist ein System von Datenbanken, deren Inhalt man als "artikelförmig" bezeichnet. Des Weiteren kann überblickt werden, wann welcher Mitarbeiter Zeit hat und ob bestimmte Räume für Konferenzen frei sind und welche Ausstattung sie haben. Außerdem verfügt Lotus Notes über eine hohe Sicherheit, weil niemand ohne Zertifikat das Programm nutzen kann. Lotus Notes Helpdesk dient zur Unterstützung von Firmen, die den Kunden als qualifizierter Ansprechpartner gegenübertreten möchten. Bei der Bewältigung dieser Aufgaben ist es unerlässlich, dass schnelles Handeln garantiert ist, um den Kundenstamm zu erhalten. Mit dem Lotus Notes Helpdesk können Fragen und Probleme gesammelt werden. Mit Lotus Notes ist es dem Anwender bequem möglich, den "passenden" Mitarbeiter auszuwählen und ihn durch den Anhang der gesamten Korrespondenz schnell zu informieren, damit keine Verzögerungen zustande kommen und keine Missverständnisse entstehen. Dabei kann es auch noch hilfreich sein, durch Kategorisierung die Arbeitsbereiche klar zu definieren und nach der Dringlichkeit vorzugehen. Mit Lotus Notes Workflows bietet sich eine geeignete Basis für Workflows an. Mitarbeiter, die sich in das System von Lotus Notes Workflows eingearbeitet haben, erstellen auch komplizierte Workflows mit Links. Die gesamten Workflows befinden sich dann in einer Meta-Datenbank. Eine Kommunikation der Workflows-Applikationen und der Meta-Datenbank dient als Information und man kann diese dann an die Leute, die an der Bearbeitung beteiligt sind, an die Hand geben. Die Nutzung dieser Software kann ohne Probleme eingeführt werden, man kann seine bestehenden Lotus-Notes Anwendungen innerhalb weniger Stunden umstellen lassen und erhält so die Möglichkeit dieser Zusatzfunktionen.
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