Digitalisierte Verwaltungsarbeit durch die elektronische Akte

Digitalisierte Verwaltungsarbeit durch die elektronische Akte

Das Internet spielt in vielen Bereichen des täglichen Lebens eine sehr große Rolle und dies bezieht sich nicht nur auf den Privathaushalt. Auch in Unternehmen und Behörden spielt das Internet eine immer größer werdende Rolle, denn inzwischen kann man sogar seine Steuererklärung über das Internet abwickeln. Damit verbunden ist der Einsatz von EDV-Anlagen im Allgemeinen, denn ohne sie geht in Unternehmen und Behörden so gut wie gar nichts mehr. Damit diese EDV-Anlagen auch wirklich effektiv eingesetzt werden können, bietet es sich an, sämtliche Arbeitsabläufe zu digitalisieren, was aber besonders im Bereich der Behörden noch nicht bundesweit greift. Dabei wäre der Einsatz der sog. elektronischen Akte ganz einfach, denn die technischen Voraussetzungen sind überall gegeben. Aus einem Papier ein digitales Dokument zu erstellen ist heute ein Kinderspiel und ist damit in Unternehmen ebenso möglich, wie in Behörden und Verwaltungen. Durch die elektronische Akte könnten sämtliche Verwaltungsarbeiten verkürzt werden, denn die Übertragungswege sind dadurch wesentlich kürzer. Einer der Hauptgründer, der für den Einsatz einer elektronischen Akte spricht ist allerdings die Minimierung des physischen Platzbedarfs für die Archivierung. Durch gesetzliche Aufbewahrungsfristen müssen Behörden wie Unternehmen viele Dokumenten über Jahrzehnte hinweg archivieren, was nicht nur Platz kostet, sondern vor allem auch Geld. Die elektronische Akte bietet hier ein enormes Einsparpotential. Deutlich wird dies am Beispiels des Lizenzmanagement in einem Unternehmen. Für jede EDV-Anlage muss es hier eine Lizenz geben, dass die sich darauf befindliche Software auch legalisiert ist. Die einzelnen Lizenzen müssen dabei gekauft und vor allem archiviert werden. Da dies im Lizenzmanagement ein hoher Arbeitsaufwand ist, kann durch die Digitalisierung hier sehr viel Zeit und Geld eingespart werden.