Terminplanung über den Kalenderserver hinaus

ScheduleOnce ist ein online Terminplaner in den Google apps integriert sind und er bietet ein online Terminplanungs- und Vereinbarungssystem, das den Kalenderserver der Organisation ergänzt. In diesem Artikel erläutern wir, warum Kalender Server wie Microsoft Exchange, Google Kalender, Lotus Notes und andere nicht die gesamten Terminplanungserfordernisse einer Organisation abdecken kann und warum eine Terminplanungssoftware wie ScheduleOnce benötigt wird.

Um ein besseres Verständnis der Terminplanungsschmerzen zu erhalten, werden wir damit beginnen, die Arten von Meetings, die sich in einer Organisation ergeben, zu analysieren, sei es ein Firma, eine Ausbildungseinrichtung oder sogar eine Non-Profit- oder Regierungsorganisation. Wir werden diese Meetings unter einer Anzahl von Blickwinkeln betrachten:

Anzahl der Teilnehmer

Unter-vier-Augen-Meetings:

Dies sind die üblichsten Meetings. Diese Meetings kann man leicht per E-mail oder Telefon planen und der Aufwand hierfür beträgt nicht mehr als 2 - 3 Minuten. Wegen der hohen Anzahl dieser Meetings ist allerdings die Zeit, die für deren Planung verbraucht wird, eine nicht unbeachtliche Planungslast für die Organisation.

Gruppen Meetings (2 - 6 Teilnehmer):

Diese Meetings sind nicht so üblich wie die Unter-vier-Augen-Meetings, aber Sie treten dennoch öfter auf und haben zwischen 2 und 6 Teilnehmer. Typischerweise sind diese Meetings schwer zu planen und verursachen der Organisation einen hohen Planungsaufwand.

Große Meetings (mehr als 6 Teilnehmer):

Diese Meetings sind große Versammlungen, die üblicherweise nur selten vorkommen, wie monatliche und vierteljährige Geschäftsberichte, Firmenankündigungen, Gastlesungen usw.. Diese Meetings werden üblicherweise unter Angabe eines einzigen Termins weit im Voraus geplant. Diese Meetings verursachen der Organisation keinen allzu großen Planungsaufwand. In manchen Fällen müssen an solchen Meetings besondere Personen teilnehmen und man muss sie für ein mittelgroßes Meeting zusammen bekommen.

Mitarbeiter einer Organisation

Mitarbeiter einer Organisation:

Teilnehmer, die Mitglieder einer Organisation sind, teilen ihre freien und belegten Zeiten üblicherweise mit, um anderen Mitgliedern zu zeigen, wann sie verfügbar sind. Aus diesem Grund bedeutet die Terminplanung mit Angehörigen der selben Organisation keinen großen Planungsaufwand für die Organisation.

Nicht-Mitglieder:

Teilnehmer, die nicht der Organisation angehören, können nicht so leicht ihre verfügbar/nicht verfügbar Informationen mitteilen und so ist es für jeden innerhalb der Organisation schwer, deren tatsächliche Verfügbarkeit zu wissen. Aus diesem Grund ist die Terminplanung mit Nichtmitglieder mit einem hohen Planungsaufwand für die Organisation verbunden.

Aus der obigen Analyse können wir erkennen, dass der Planungsaufwand sich auf Unter-vier-Augen und mittelgroße Meetings mit 2 -6 Teilnehmern konzentriert, besonders dann, wenn mindesten einer dieser Teilnehmer nicht der Organisation angehört. Da Kalender Server nur die Verfügbarkeit von Mitgliedern der Organisation anzeigen, muss die Terminplanung mit Teilnehmern von außerhalb der Organisation durch andere Mittel, üblicherweise per E-mail oder Telefon, erfolgen.

Dieses Terminplanen per Hand erhöht die Kosten und vermindert die Produktivität innerhalb der Organisation, was aber nicht das alleinige Problem darstellt. Währen der Zeitspanne zwischen der Terminplanung und der vorgesehen Zeit des Meetings gibt es keinen Einblick in die Verfügbarkeit des Teilnehmers, was es erschwert, auf Terminänderungen zu reagieren, die Möglichkeiten schaffen, die Meeting Zeit vorzuverlegen. Als Resultat hieraus ergibt sich, dass Meetings in Durchschnitt wesentlich weiter in die Zukunft geplant werden, was das gesamte Tempo des Geschäfts verlangsamt.

Über ScheduleOnce

ScheduleOnce ist ein online Terminplanungssystem, das es äußerst erleichtert, Ihre Zeit mit Menschen in Ihrem Geschäftsleben und gesellschaftlichen Dasein zu planen. ScheduleOnce ist kein Terminkalender. Es ist eine Anwendung zur online Terminvereinbarung, die Ihren bestehenden Terminkalender einbezieht und die Terminplanung effizienter macht. ScheduleOnce ist eng mit dem Google Terminplaner verknüpft und kann Sie auch mit Outlook und iCal verbinden.

Kontaktinformationen

Rami Goraly | CEO | +1.650.485.3428 | contact@scheduleonce.com 

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ScheduleOnce, 723 Partridge Ave, Menlo Park 94025 CA, USA

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