Das Ausrichten einer Veranstaltung ist nicht immer leicht. Je aufwändiger diese sein soll, umso gewaltiger ist der logistische Aufwand. Es muss z.B. geklärt werden, welche Künstler man einsetzt und wie man an sie gelangt. Zum Glück gibt es sogenannte Eventagenturen, die einem in diesem Fall Unterstützung anbieten. Doch was sind Eventagenturen genau, was machen sie? Eventagenturen organisieren Veranstaltungen im Auftrag von Dritten. Zu ihren Aufgaben gehört vor Allem das Projektmanagment, also die Entwicklung von Ideen und Konzepten, mit denen eine Veranstaltung realisiert werden kann. Mit Absprache des Auftraggebers plant die Agentur die effizienteste Nutzung der verfügbaren Ressourcen an Material und Mitarbeitern und generiert diese bei Bedarf. Darüber hinaus suchen sie nach geeigneten Locations für das Event und zeichnen sich für die Einladung der Eventteilnehmer verantwortlich. Ohne Künstler keine Events, deshalb ist das Künstlerbooking (dazu zählt auch die Musiker-Vermittlung ) eine der Hauptaufgaben einer Eventagentur, je nach Wünschen des Veranstalters wird sie die passenden Künstler buchen und Entertainer. Außerdem organisiert sie einen Cateringservice. Der logistische Aufwand eines Events kann enorm groß sein, so dass die meisten Veranstalter mit dem Zeitmanagment überfordert sind. Deshalb helfen die Agenturen bei der Zeitplanung und kontrollieren die Umsetzung. Zusätzlich betreiben Eventagenturen für große Events PR-Managment und korrespondieren mit der Presse. So gut wie jede Eventagentur ist auf eine bestimmte Zielgruppe oder Branche spezialisiert, denn Möglichkeiten für Veranstaltungen gibt es zuhauf: Ein Messeauftritt verlangt eine andere Konzeption als Firmenpräsentationen und die meisten privaten Veranstaltungen - wozu z.B. Hochzeiten zählen - stellen andere Anforderungen an den Veranstalter als eine Unternehmensfeier. Während bei Privatveranstaltungen die Logistik in manchen Fällen noch ohne Hilfe von Außen durch zu bewältigen sind, verlangen Großevents so gut wie immer eine professionelle Unterstützung.
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