Definiert wird der Begriff Webkonferenz als virtuelles Treffen im Internet, an dem beliebig viele Teilnehmer aus kongruenten Firmen teilnehmen können. Ein Computer mit Internetzugang und ein Telefon mit Anschluss werden zudem benötigt. Durch Benutzung einer Kamera (webcam) kann die Konferenz sogar zu einer Videokonferenz ausdehnt werden.
Vor dem ersten Online-Meeting sollte eine Anmeldung auf einer speziellen Internetseite erfolgen und ein Computerprogramm (Client) herunterzuladen werden. Dadurch besteht die Eventualität aller Teilnehmenden jedes Dokument, sei es ein Text, eine Grafik oder eine Präsentation, gemeinsam und gleichzeitig zu betrachten und zu bearbeiten. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass sich beliebige Datenbanken gemeinsam nutzbar sind. Webkonferenzen ermöglichen eine einfache und effektive Unterstützung der bewährten Telefonkonferenz. Die Online-Meeting-Teilnehmer tauschen sich so sprachlich und textlich aus. Die Webkonferenzen können aufgezeichnet und anderen Kollegen per eMail zur Verfügung gestellt werden.
Bevor die virtuelle Sitzung beginnt, sollte sich der Gastgeber für einen Datenkonferenz-Anbieter entscheiden. Die Gäste erhalten vom Moderator den Konferenztermin und einen entsprechenden Link mit dem Zugangscode. Die Teilnehmer wählen sich dann zum verabredeten Termin mit Telefon/Handy ein und gehen parallel online. Die Sitzung kann nun starten.
Im geschützten Zugangsbereich befindet sich ein Steuerungstool. Der Gastgeber kann so die Besprechung überwachen, leiten und den gesamten Verlauf koordinieren. Dadurch entscheidet der Moderator, wer Webkonferenz dabei ist oder nicht. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, einzelne Teilnehmer von einander zu trennen oder stumm zu schalten.
Durch Webkonferenzen gehören volle Terminkalender, unterschiedliche Standorte, Dienstreisen der Vergangenheit an. Es werden Kosten gespart und die Findungsprozesse im Team beschleunigt.
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