Bei den meisten Betrieben kommt es unweigerlich zu einem Chaos von Papierbelegen - dabei sind moderne Systeme für Dokumentenmanagement in der Lage das Problem nachhaltig zu lösen
In vielen Unternehmen sind die Arbeitsabläufe, mit denen die Papierbelege im Unternehmen umlaufen, schlecht organisiert oder skalieren nicht mit der steigenden Flut an Belegen. Die Prozessketten sind nicht so aufgesetzt, dass das Wachstum nachhaltig begleitet werden kann, so dass die Unternehmen immer häufiger durch eine nicht ausreichende Organisation der Verwaltung das Wachstum gebremst wird. Damit dieses Problem von Anfang an ausgemerzt werden kann, wurden digitale Systeme entwickelt, die den Papierbeleg vollständig ablösen: Systeme für Dokumentenmanagement.
Diese Systeme setzen auf eine Digitalisierung der Belege, weshalb es dann im Unternehmen nur noch Prozesse gibt, die sich mit digitalen Belegen beschäftigen, statt mit Papierbelegen. Der Medienmix, Papier und digital, wird aufgebrochen und auf ein Medium, den digitalen Beleg, fokussiert. Die so entstandenen Belege können leichter vorgehalten werden, leichter archiviert werden, sparen Zeit in der Handhabung und sind verlustfrei (es gehen keine Belege mehr verloren).
So kann man beim Rechnungseingang, bei Personalakten und vielem mehr einfach auf die digitalen Belege vertrauen, die durch das Dokumentenmanagementsystem bereitgestellt werden. Dadurch minimiert sich der Aufwand und diese Systeme sind in der Regel revisionssicher, so dass selbst der Steuerprüfer schneller fertig wird. Dabei kosten die Dokumentenmanagementsysteme nicht viel Geld und erzielen einen schnellen "Return on Invest" (ROI), so dass ihr Einsatz als absolut empfehlenswert gilt - auch und gerade für den Mittelstand.
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