Auf Anhieb ist zu erkennen, dass CRM-Software mehr ist als nur ein etwas besserer Terminplaner. Hier geht es um die umfassende Koordination der Tätigkeiten des Handelsvertreters. Die Vorteile der PC-Nutzung liegen dabei auf der Hand. Die Daten können weiterverarbeitet und verknüpft werden. So lassen sich beispielsweise im Handumdrehen Umsatz-Statistiken erstellen oder die Kundenhistorie aufrufen. Neue Daten, die bei regem Kundenkontakt täglich anfallen, können schnell eingegeben und in die verschiedensten Einzelapplikationen der CRM-Software eingebunden werden. So bleibt der Vertreter auch bei der Datenaufbereitung immer auf dem neuesten Stand. Doch die Leistungsmerkmale von CRM-Programmen sind noch umfangreicher. Sie betreffen nicht nur den Input der Daten, sondern können auch für Aktionen, also etwa Angebote, Kampagnen, Korrespondenzen usw. direkt genutzt werden. Ist ein Drucker mit dem Rechner verbunden, können entsprechende Projekte sofort umgesetzt werden. Gleiches gilt natürlich für die Präsentation im Internet. Dabei sind diese vielen angenehmen Helfer letztlich keine Frage der Bequemlichkeit oder des Komforts. Die optimale Software vereinfacht Betriebsabläufe, sei es in großen Firmen oder im Alltag eines selbständigen Handelsvertreters. Statt der ewigen Wiederholung von Dateneingaben, wenn etwa verschiedene, nicht kompatible Programme genutzt werden, kann sich der Verkäufer auf wichtigere Dinge konzentrieren. Auch die Fehlerquote wird reduziert. So werden etwa Kundenadressen für die notwendige Korrespondenz aus der Datenbank geholt. Auf diese Weise lassen sich professionell bedruckte Briefumschläge herstellen, deren Adressaufschriften korrekt sind. Kein Brief verfehlt somit sein Ziel aufgrund kleiner Zahlendreher beim handschriftlichen Auftragen der Adressen. Viele Arbeitsabläufe werden somit nicht nur schneller, sondern auch sicherer und fehlerfreier. Die Nachwirkungen nicht erreichter Kunden bleiben aus. Es wird klar, dass sich der Anwender mit den Möglichkeiten der Software vertraut machen muss, um das ganze Spektrum von CRM nutzen zu können. Eine gute Software ist dabei nicht nur umfassend und intuitiv steuerbar, sondern kann auch auf die individuellen Aufgaben zugeschnitten werden. Wer bestimmte Teilaspekte nicht benötigt, etwa die Beziehungen zu anderen Unternehmen, sollte beim Umgang mit der Software nicht ständig über dieses leere Fach stolpern müssen.
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