Office 365 – weltweit in Echtzeit zusammenarbeiten

Mittelständische Firmen sind in ihrer Anfangsphase geprägt von großen strukturellen Veränderungen. Wächst das Unternehmen, müssen neue Mitarbeiter eingestellt und Computer angeschafft werden. Geschäftsführer und Einkäufer sind ständig unterwegs, um Kundentermine wahrzunehmen und neue Trends aufzuspüren. Für wichtige Besprechungen, Mails und Videokonferenzen werden moderne Smartphones genutzt aber eines fehlt noch: Office 365.

Denn gerade in Situationen, in denen schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen, mangelt es an den richtigen Informationen und die verstecken sich dann zum Beispiel in den Vertragsdokumenten. Diese sind jedoch nicht auf dem Notebook gespeichert, sondern liegen in der Verwaltung im abgeschlossenen Schrank. Oder in die Preisangebote der Website hat sich durch Kommaverschiebung ein verhängnisvoller Fehler eingeschlichen, der schnell behoben werden muss. Diese und ähnliche Probleme lassen sich ohne professionelle Cloudlösung nicht im Handumdrehen lösen. Ohne die Cloud ist man auf die Anwesenheit der Mitarbeiter im Büro angewiesen und wenn diese gerade in der Mittagspause sind oder aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen bereits ihren Feierabend genießen, muss die dringende Entscheidung auf den nächsten Tag verschoben werden. Noch fataler sind die Folgen, wenn der Administrator für die Website nicht erreichbar ist und der falsche Preis für alle potentiellen Kunden sichtbar bleibt. Mit Office 365 existieren solche Probleme erst gar nicht, denn mit Hilfe der Office Cloud Lösung lassen sich sämtliche Geschäftsvorgänge und Änderungen auf der Internetseite von unterwegs erledigen – und das von jedem Ort.

Office 365 verbindet sämtliche Mitarbeiter untereinander und sorgt für eine reibungslose Kommunikation in Echtzeit. Die Office Cloud Lösung für Kalender, E-Mail, Instant Messaging und Webkonferenzen dient als effektive und automatisierte Schaltzentrale zwischen den relevanten Entscheidungsträgern. Auf diese Weise funktioniert die Zusammenarbeit ohne Zeitverlust, wobei bei verbesserter Kommunikation Fehler schon im Vorfeld vermieden werden können. Office 365 ist darüber hinaus an die gewohnten Benutzeroberflächen von Windows angepasst, so dass die Umstellung auf das neue Programm keine Einarbeitungszeit kostet. In größeren Unternehmen können die IT-Mitarbeiter sogar die Benutzerproduktivität überprüfen sowie unternehmerische Bereitstellungen und Planungen vornehmen.

Erweiterte Funktionen wie rollenbasierte Berechtigungen, gleichzeitige Suche in mehreren Postfächern oder E-Mail-Archivierung verkürzen und rationalisieren die Arbeitsvorgänge und sparen somit Zeit. Die Dauer der Aufbewahrung für bestimmte Dokumente und E-Mails lässt sich definieren, was die Kosten und Risiken insgesamt minimiert. Mit Hilfe der Hybridfunktionalität ist es zudem möglich, Office 365 mit lokalen Installationen zu verknüpfen, um Kalender zu integrieren und eine einheitliche Verzeichnisstruktur zu schaffen. Die Cloudlösung bietet größeren Unternehmen noch flexiblere Möglichkeiten. So kann die Bereitstellung entsprechend den individuellen Betriebs- und Sicherheitsanforderungen genau angepasst werden.