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Prozessoptimierung als modernes Tool zur Produktivitätssteigerung

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Total-Quality-Management (TQM), Lean Management, Six Sigma oder Kaizen. So unterschiedlich die Herangehensweise je nach Konzept auch sein mag, im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit steht immer die Produktivitätssteigerung durch einen optimalen Ablauf der betrieblichen Prozesse. Die Prozessoptimierung selbst ist genau genommen schon so alt wie die Menschheit. Durch eine gute Planung der Abläufe können Ressourcen effizienter genutzt und kostengünstiger eingesetzt werden. Aus dieser Erkenntnis heraus entwickelte sich die innerbetriebliche Arbeitsteilung, bei der ein Produkt bis zur Fertigstellung mehrere Stationen durchläuft. Damit ergab sich allerdings ein neues Problem: Nicht jeder Arbeitsschritt dauert gleich lange. Wie kann also vermieden werden, dass sich Arbeit an einer Station staut? In diesem Fall könnte Prozessoptimierung bedeuten, dass die langsame Station doppelt besetzt wird. Dadurch läuft der gesamte Produktionsprozess flüssiger und führt zu einer deutlichen Produktivitätssteigerung. Die Betrachtungen erstrecken sich jedoch nicht auf die Effizienz einzelner Abteilungen, sondern beschäftigen sich in erster Linie mit der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Wie lange braucht ein Brief von der Poststelle zum richtigen Sachbearbeiter?. Welche Stellen muss ein Antrag durchlaufen? Solche und ähnliche Fragen werden zu Beginn einer Prozessoptimierung beantwortet. Diese Phase nennt sich Prozessanalyse und zielt auf die Erhebung der gegebenen Situation ab. Anschließend werden sogenannte Key Performance Indicators (KPI) erhoben. Das sind Kennzahlen, die einzelne Prozessschritte bewerten. Wie lange dauert es effektiv in Minuten um einen Antrag zu bearbeiten? Wie oft nehmen Kunden die Telefonhotline in Anspruch? Aus all diesen Informationen können wichtige Rückschlüsse für einen optimalen Ablauf gezogen werden. Ergebnis einer Prozessanalyse ist schließlich die sogenannte Prozesslandkarte. Diese stellt alle Prozesse übersichtlich dar und unterlegt die einzelnen Schritte mit detaillierten Prozessbeschreibungen. Eine Prozesslandkarte ist somit vergleichbar mit einem Röntgenbild des Unternehmens, das alle inneren Strukturen sichtbar macht. So können Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung leichter erkannt und umgesetzt werden.

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