Workflow Management

Die Verwaltung von Arbeitsabläufen stellt heute für die Unternehmen eine wichtige Aufgabe dar. Diese Verwaltung wird als Workflow bezeichnet, und alle Aufgaben, die für die Spezifikation, Simulation und die Modellierung notwendig sind, werden unter Workflow Management zusammen gefasst. Auch die Steuerung und Ausführung der Workflows wird innerhalb des Workflow Management abgehandelt. Auf dem Markt gibt es verschiedene Workflow Management Systeme, die die Prozesse und Aufgaben im Unternehmen unterstützen und die Möglichkeit geben, dies alles strukturiert zu lösen. Ein System ist Lotus Notes Workflow mit dessen Unterstützung die Datenbank mit den notwendigen Daten gefüllt wird und das die Überwachung der Prozesse übernimmt.

Ziel des Workflow, mitunter mit Workflow Lotus Notes, ist es, dass die Qualität der Prozesse im Betrieb verbessert werde soll und ein einheitliches Bild der einzelnen Prozesse das Ganze erleichtern soll. Durch den Einsatz des Workflow können die Kosten reduziert werden, da zum Einem die Bearbeitungszeit der einzelnen Prozesse kürzer ist und die Mitarbeiter weniger Arbeit mit dem Abarbeiten der einzelnen Tätigkeiten haben. Zudem sollen die einzelnen Prozesse transparenter gemacht werden, und die Dokumentation von Entscheidungen erfolgt über das Workflow.

Auch die Arbeiten im alltäglichen Unternehmensumfeld können mit Hilfe des Workflow besser in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden. Dazu zählt beispielsweise die Tabellenkalkulation und die Textverarbeitung, alles Arbeiten, die täglich anstehen und die durch Lotus Notes Workflow gesteuert werden können. Alle Daten werden in einer Datenbank gespeichert, auf die alle Stellen im Unternehmen entsprechend zugreifen können, denn nur dadurch kann der reibungslose Ablauf erfolgen. Das Workflow Management koordiniert dementsprechend die Aufgaben und Prozesse des Unternehmens.