Eigener Aktenvernichter oder Ensorgungsunternehmen?
Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, die persönlichen Daten ihrer Kunden und Mitarbeiter zu schützen. Neben der sicheren Verwahrung von Dokumenten während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten bedeutet das auch, diese nach Ablauf der Fristen sicher zu entsorgen und vor dem Zugriff von Datendieben zu schützen. Um dies zu gewährleisten, müssen sämtliche Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, im Aktenvernichter unkenntlich gemacht werden, um Datenklau aus der Papiertonne vorzubeugen.
Für absolute Sicherheit ist ein professioneller Aktenvernichter Pflicht. Ein einfaches Gerät aus dem Discounter mag für den Hausgebrauch ausreichend sein, doch den Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen von Unternehmen werden diese Billigschredder nicht gerecht. Ein leistungsfähiges Schneidwerk sorgt dafür, dass der Schredder nicht nur zügig arbeitet, sondern auch eine lange Lebensdauer besitzt. In Hinblick auf die benötigte Sicherheit wurde die Wahl des geeigneten Modells durch die Einführung von DIN-Normen erleichtert, die Aktenvernichter in fünf Sicherheitsstufen unterteilen. Für Geschäftszwecke wird als Minimum Stufe 3 empfohlen, wer streng vertrauliche Informationen vernichten muss, ist mit einer höheren Stufe jedoch besser beraten. Diese Schredder, z.B. die Modelle der Rexel Mercury Serie, zermahlen das Papier zu feinstem Staub oder zu Fasern, die selbst mit größtem Aufwand nicht mehr wieder zusammengesetzt werden können.
Alternativ können Firmen, die regelmäßig größere Papiermengen entsorgen müssen, auch ein Aktenvernichtungsunternehmen mit der Entsorgung der Unterlagen beauftragen. Dies kann Zeit bei der Vernichtung der Unterlagen sparen, da selbst ein hochwertiges Profigerät in der Regel selten eine Blattkapazität von mehr als 30 Blatt besitzt. Wer über einen längeren Zeitraum angesammelte Datenberge vernichten muss, kann durch die Auslagerung der Aktenvernichtung etwas Zeit sparen. Doch dadurch entstehen auch weitere Kosten. Während ein hochwertiger Aktenvernichter mit einem Schneidwerk aus gehärtetem Spezialstahl über viel Jahre hinweg hält, fallen bei einem Aktenvernichtungsservice in regelmäßigen Abständen Kosten an – die Anschaffung eines eigenen Gerätes rechnet sich so meist schon nach kurzer Zeit.
Da es sich bei den zu vernichtenden Dokumenten um teils hochsensible Daten handelt, sind Datenpannen umso wahrscheinlicher, je mehr Personen damit in Kontakt kommen. Die Entsorgung in den eigenen Geschäftsräumen ist einfacher zu überwachen, bei einem Entsorgungsservice kommt es hingegen in der Regel zur Zwischenlagerung, wo Sie die Kontrolle nicht mehr in der Hand haben. Egal, ob ein Vernichtungsservice zwischengeschaltet wurde: Im Falle einer Datenpanne muss dennoch das Unternehmen selbst haften, falls es zu Datenmissbrauch kommt. Für optimale Sicherheit übernehmen Sie die Entsorgung also lieber selbst und regen Sie an, dass alle Mitarbeiter sich angewöhnen, stets alle Datenträger im Aktenschredder zu vernichten, unabhängig davon, ob sie auf den ersten Blick vertrauliche Informationen enthalten oder nicht.
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