Eine Rechnung muss über eine fortlaufende Nummer verfügen, da diese bei einer Betriebsprüfung untersucht wird. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Rechnung nur einmal erstellt wurde. Die fortlaufende Nummer kann dabei aus Ziffern und Buchstaben bestehen.
Wichtig ist auch, dass auf der Rechnung der Zeitpunkt der erbrachten Leistung, bzw. der Lieferung vorhanden ist. Die Rechnung sollte dabei genau aufgeschlüsselt werden, z.B. welche Leistung erbracht wurde. Eine Rechnung darf aus mehr als einer Seite bestehen, so können die einzelnen Posten genau erklärt werden. So kann z.B. der genaue Einsatzort, die Einsatzzeiten und die jeweilige Einsatzart dokumentiert werden.
Jede Rechnung die geschrieben wurde, muss unbedingt aufbewahrt werden, es gilt hier eine Frist von zehn Jahren, anderenfalls droht ein Bußgeld. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des jeweiliges Jahres. Der Raum wo die Unterlagen gelagert werden, sollte vor Feuchtigkeit, Wasser und Feuer geschützt sein.
Die Rechnung oder Faktura spielt in der Buchhaltung eine entscheidende Rolle. Gemäß den Grundzügen der ordnungsgemäßen Buchführung muss jede Transaktion belegbar sein. Neben der Information des Kunden über die Höhe des zu begleichenden Betrags hat die Rechnung also vor allem eine wichtige bürokratische Funktion. Besonders Freiberufler sind zu Anfang jedoch mitunter mit der Rechnungsstellung überfordert. Wer dann auch noch der Kleinunternehmerregelung unterliegt, muss beim Schreiben einer Rechnung sogar noch mehr auf Formalitäten achten.
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