Die Aufgaben einer Sekretärin sind umfangreich

Wenn man als Kunde oder Geschäftspartner ein Büro betritt und sich am Empfangstresen vorstellt, macht man sich selten Gedanken über die Dame, die dahinter sitzt und einen mit einem netten Lächeln beim entsprechenden Mitarbeiter oder Chef anmeldet. Dass man an diesem Ort eigentlich nie Männer antrifft, verwundert auch niemanden. Wundern würde man sich eher über das Gegenteil. Bei Stellenanzeigen für diese Tätigkeit findet man selten die männliche Form oder ein politisch korrektes „SekretärInnen“ in der Überschrift und das Wort „Sekretär“ assoziiert man noch am ehesten mit einer höheren Beamtenfunktion (Generalsekretär) oder einem Stehpult.

Sekretärin oder Office-Managerin ist in der Tat einer der letzten klassischen Frauenberufe mit einem Männeranteil von weit unter 20%. Diese Tatsache ist historisch bedingt. Beim Sekretärinnenjob handelte es sich vor allem früher um eine Tätigkeit, die eine relativ geringe Qualifikation erforderte, ein niedriges Gehalt einbrachte und kaum Aufstiegsmöglichkeiten bot. Dem klassischen Familienmodell zufolge passte dieses Jobprofil zu den jungen Frauen, die nur übergangsweise in einen Beruf einstiegen, um später eine Familie zu gründen. Ein pragmatischer Grund für die Wahl einer weiblichen Sekretärin ist außerdem die weit verbreitete Ansicht, dass Frauen in Kommunikationssituationen oft diplomatischer sind als Männer, sympathischer und zudem optisch attraktiver wirken.

Eine Sekretärin ist heutzutage meistens mehr als eine einfache Schreibkraft oder Telefonistin an der Empfangstheke. Viele Sekretärinnen verrichten primär einen Sachbearbeiter- oder Buchhaltungsjob und übernehmen als Assistentinnen des Vorstands oder der Geschäftsführung verantwortungsvolle Aufgaben. Sie werden in diversen Branchen in der freien Wirtschaft oder im öffentlichen Dienst in Verwaltungsabteilungen eingesetzt. Auch viele erfolgreiche Freiberufler oder Privatiers leisten sich ihre eigene Privatsekretärin. Sekretärinnen arbeiten in der Regel an normalen Büroarbeitsplätzen am Computer in Einzel- oder Großraumbüros, wenn sie nicht direkt am Empfang eingesetzt werden. Der Schwerpunkt ihrer Tätigkeit liegt neben den kaufmännisch-verwaltenden Tätigkeiten und diversen Assistenzaufgaben auf der Kommunikation, welche die Korrespondenz, Auskünfte und Telefongespräche umfasst. Besonders wichtig sind dabei die Kundenkommunikation sowie Bekanntmachungen und Rundbriefe für die Mitarbeiter. Auch die Anfertigung von Protokollen bei Meetings und Vorstandssitzungen fällt in diesen Aufgabenbereich.

Entsprechend variabel wie die diversen Aufgaben gestaltet sich auch die Bezahlung in diesem Beruf. Im Durchschnitt verdient eine Sekretärin je nach Bundesland zwischen 1700 und 2100 Euro brutto, was allerdings wenig über die großen Gehaltsabweichungen aussagt. Eine Sekretärin der Geschäftsführung kann in einem wirtschaftlich starken Unternehmen mehr als 5000 Euro verdienen, wohingegen viele einfache Schreibkräfte und Telefonistinnen selbst in einem Vollzeitjob so wenig verdienen, dass ihr Gehalt vom Sozialamt aufgestockt werden muss. Dieser Missstand ist dadurch bedingt, dass viele Assistenzstellen heute nur noch über Zeitarbeitsfirmen vergeben werden.
Die tatsächliche Vergütung, Einstiegschancen und etwaige Aufstiegsmöglichkeiten hängen unter anderem vom Studienabschluss ab. Der Beruf der Sekretärin gehört nämlich zu den wenigen Tätigkeiten, die in ihrer weiten Bandbreite von Hauptschul- bis hin zu Universitätsabsolventen ausgeübt werden. Üblicherweise bewirbt man sich mit diesem Berufsziel nach dem Schulabschluss für die Ausbildung, die früher „Bürogehilfin“ hieß und heute den Namen „Kauffrau für Bürokommunikation“ trägt. Viele Institute und Akademien bieten diese dreijährigen Ausbildungen teils berufsbegleitend an. Wenn man im öffentlichen Dienst arbeiten möchte, absolviert man die sehr ähnliche Ausbildung zur „Fachangestellten für Bürokommunikation“. Dort lernen angehende Sekretärinnen neben kaufmännischen und verwaltenden Tätigkeiten auch allgemeine Büroaufgaben, die im Speziellen die Korrespondenz betreffen. Auch EDV-Kenntnisse, moderne Softwareanwendung und Sprachunterricht in Deutsch und Englisch sind integriert. Bei besonders guten Sprachkenntnissen kann eine Weiterbildung zur Fremdsprachensekretärin erfolgen.

Neben einer großen schriftlichen und mündlichen Eloquenz in Deutsch und Englisch steht laut einer aktuellen Studie die Zuverlässigkeit ganz oben auf der Liste der gefragtesten Eigenschaften einer Sekretärin. Ebenso wichtig sind das allgemeine Organisationstalent und Vertrauenswürdigkeit. Flexibilität und Belastbarkeit sind heutzutage bei fast jedem Berufsbild selbstverständlich. Weitere spezielle Fähigkeiten, die man als Sekretärin oder Assistentin benötigt, werden unter dem Begriff der Serviceorientierung zusammengefasst. Dazu gehören alle Fähigkeiten, die beim direkten Kundenkontakt wichtig sind: ein sympathisches, höfliches, gepflegtes und vor allem dem Kunden entgegenkommendes Auftreten. Daher sind Frauen, die vorher im Hotelfach oder der Gastronomie gearbeitet haben, in der Branche sehr beliebt und wechseln deshalb oft vom Empfangstresen an der Rezeption an den Schreibtisch im Büro.