Voraussetzungen für ein professionelles Schreibbüro
Viele Unternehmen oder Anwaltskanzleien und Arztpraxen lagern Ihre Schreibarbeiten entweder komplett oder auch nur partiell aus, zum einen um Kosten zu sparen, zum andern weil das hauseigene Sekretariat mit diesen zusätzlichen Arbeiten häufig überlastet ist. Doch was macht einen professionellen Schreibservice aus und worauf sollte man achten, wenn man Schreibarbeiten auslagert?
Ein kompetentes Schreibbüro muss einige Dinge erfüllen, damit es einen vollwertigen Ersatz oder Unterstützung für das Sekretariat darstellen kann. Wichtig ist vor allem, dass der Schreibservice selbst ausreichend Erfahrung im Sekretariatsbereich hat und eine entsprechende Ausbildung im kaufmännischen Bereich (z. B. Kauffrau für Bürokommunikation, Bürokauffrau, medizinische Fachangestellte und dergleichen) hat und entsprechend mit gängigem Schriftverkehr, dem Erfassen von Diktaten und der Transkription von Interviews vertraut ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass beispielsweise das Erstellen von Rechnungen, Schriftverkehr, Diktaten und auch Transkriptionen nach den gültigen Regeln DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) und nach der neuen deutschen Rechtschreibung stattfindet. Wichtig ist auch, dass das Schreibbüro eine Verschwiegenheitserklärung ausstellen kann und Ihnen damit zusichert, dass sämtliche übermittelte Daten der Verschwiegenheit und dem Datenschutz unterliegen und sofort nach Erledigung des Auftrags komplett gelöscht bzw. vernichtet werden. Gerade bei der Transkription von aufgezeichneten Interviews und Gesprächsmitschnitten werden meist vertrauliche Daten im Gesprächsverlauf der Audioaufnahmen bekannt gegeben, die selbstverständlich dem Datenschutz unterliegen müssen.
Als Interessent an Dienstleistungen eines Schreibbüros kann man diese Voraussetzungen auf den meisten Homepages von relevanten Schreibbüros ersehen oder falls dort nicht ersichtlich, sollten Sie sich nicht scheuen, das Schreibbüro danach zu fragen.
Bei weiteren Fragen hierzu ist Ihnen der Büro- und Schreibservice Freund gerne behilflich:
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