Büroarbeit rationalisieren

Eine gute Sekretärin weiß: alleine die Flut an Briefen und Mails, die aus Höflichkeit und Anstand geschrieben werden müssen, bedeutet ein hohes Maß an Rationalisierungsmaßnahmen.

Niemand in einem gut laufenden Betrieb hat die notwendige Zeit, auf alle wichtigen Daten zu achten und jedem, der gegrüßt werden muss oder jedem, dem man zum Geburtstag gratulieren möchte, individuelle Grüße zu formulieren.
Für solche Zwecke legt man sich Vorlagen an. Mail Ostergrüße oder Mail Weihnachtsgrüße – in solchen Ordnern sollten diese Vorlagen gespeichert werden.
Ein einmalige, unverbindliche, aber freundliche und warmherzige Formulierung, die man für alle Empfänger verwenden kann, reicht pro Anlass vollkommen aus.
Aus den einmal angelegten Vorlagen kann man dann die notwendigen Grüße schnell zusammenbasteln, indem man einfach nur den Empfänger einfügt und den Namen ändert.
In vielen Betrieben, aber auch in privaten Haushalten, sind die Empfänger dankbar über Grüße, die auf elektronischem Weg ankommen.
Das vereinfacht doch vieles, sogar das Dankeschön, das man schnell als Antwort formulieren kann.
Wichtige Geburtstage von Kunden und Geschäftspartnern sollte man sich in einem Kalender speichern, der mit einer Erinnerungsfunktion arbeitet.
Werden die Grüße per Email verschickt, so reicht es vollkommen aus, wenn man sich am aktuellen Tag eine Erinnerung senden lässt.
Soll der Postweg genutzt werden, müssen zwei Tage eingeplant werden zum schreiben, ausdrucken und für den Versand per Post.