Das digitale Speichern und Verschicken von Dokumenten in der Unternehmenswelt des 21. Jahrhunderts sollte das Ende des Druckers und den Anfang des papierlosen Büros ankündigen. Die Mehrheit bevorzugt aber weiterhin Papier.
Der Einzug des digitalen Zeitalters mit E-Mails, FTP, VoIP, PDFs, USB-Sticks und externen Festplatten mit großer Speicherkapazität wurde von vielen mit dem endgültigen Abschied vom Drucker gleichgesetzt. Aber das vielgerühmte papierlose Büro konnte sich bisher nicht durchsetzen.
Natürlich sind Document Viewer auf Mobiltelefonen und PDAs sehr praktisch, wenn man viel unterwegs ist und wenig Platz für Gepäck hat. Menschen mit einer Vorliebe für digitale Medien werden E-Books und Online Zeitungen nützlich finden. Aber unter dem Strich wollen die meisten ihre Dokumente in der Hand halten.
Eine Zeitung in den Händen zu halten ist weitaus erfüllender, als auf einem Laptop-Bildschirm nach unten zu scrollen. Eine gut gestaltete Unternehmensbroschüre in Hochglanz, die auf dem Schreibtisch eines potentiellen Kunden landet, bleibt länger im Gedächtnis, als eine E-Mail im HTML-Format irgendwo im Posteingang.
Die einzig echte Gefahr für den Papierdruck ging vom World Wide Web aus. Da Dokumente auf so einfache Weise in alle Ecken der Welt verschickt werden können, besteht kaum mehr Bedarf für Fax und Brief. E-Mails sind mittlerweile die am weitesten verbreitete Form der Kommunikation. Wie im Fall von Zeitungen oder Büchern, ziehen es die meisten vor, die E-Mail auszudrucken und dann zu lesen, was weniger anstrengend ist für die Augen. Außerdem können so all diejenigen, die keinen PDA oder Laptop haben, den Ausdruck an jedem beliebigen Ort lesen.
Es geht jedoch nicht nur um interne E-Mails. Bei den meisten Unternehmen verläuft ein nicht unerheblicher Teil der Kommunikation mit den Kunden noch über Papier ab. Die Druckarbeiten von einer Großdruckerei durchführen zu lassen, kann mit sehr hohen Kosten verbunden sein. Bei Eilaufträgen wirkt sich die Übermittlung des Auftrags an ein externes Unternehmen negativ auf den Zeitfaktor aus.
Aus diesem Grund verfügen die meisten modernen Unternehmen über mindestens einen qualitativ hochwertigen Drucker für all die Fälle, in denen ein PDF-Dokument oder eine E-Mail nicht so aussagekräftig sind wie Papierunterlagen, die in der Hand wiegen.
Die Qualität vieler Laserdrucker ist mittlerweile so hochwertig, dass Unternehmen ihre Druckarbeiten nicht mehr an eine Druckerei abgeben müssen. Mit einer Druckauflösung von 1200x1200 dpi (dots per inch), einer PPM-(page-per-minute) Rate von 40 und einer 5-Tray Kapazität mit einem Druckvolumen von 2.100 Seiten kann ein einzelner Drucker eine große Zahl an Qualitätsdrucken liefern.
Darüberhinaus fördert Papier einen umfassenderen Arbeitsansatz als Computer dies tun. Papier kann gefaltet, überall mit hingenommen und beschrieben werden, wodurch es kreatives Denken und Brainstorming unterstützt. Dies kann auch mit dem Computer gemacht werden, aber bis der Rechner hochgefahren und das entsprechende Dokument gefunden ist, kann der kreative Schwung schon wieder abgeflaut sein.
Online Marketing wird immer wichtiger und scheint in der heutigen Geschäftswelt tonangebend. Dies bedeutet aber noch nicht das Ende des traditionellen Marketings. Momentan gehen Online und Offline Marketing Hand in Hand. Firmeneigene Drucker unterstützen dabei die traditionelle Form und die neuen digitalen Formate helfen bei der Modernisierung der Unternehmenskommunikation
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