Die Anforderungen, welche an eine Software zur Verwaltung der Geschäftsprozesse, des Waren- und des Geldflusses in einem modernen Unternehmen gestellt werden, werden immer vielfältiger und komplexer. War es bis vor ein paar Jahren noch ausreichend, mit einer Auftragssoftware Artikel- und Kundendaten verwalten zu können, daraus Aufträge zu generieren und Rechnungen ausstellen zu können, sind die Bedürfnisse inzwischen stark gewachsen:
Ein modernes Warenwirtschaftssystem muss die Möglichkeit besitzen sowohl Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen zu erstellen und zu versenden, als auch die komplette Kundenkorrespondenz wie E-Mail-Verkehr und Telefonate zu verwalten und alles in einem effizienten Dokumentenmanagement zu sichern und leicht auffind- und abrufbar zu machen. Zu den Kundendaten gehören nicht nur die üblichen Stammdaten, sondern auch persönliche Präferenzen, Bestell- und Beschwerdehistorie und andere Kundenkontakte. Hier leistet manche Software bereits fast soviel wie eine ausgewachsene CRM-Software. Des weiteren muss der Zahlungsverkehr zu Kunden als auch Lieferanten überwacht und auf eventuelle Zahlungszielüberschreitungen hingewiesen werden oder gar gleich automatisch die Mahnung erstellt und versandt werden. Auch die Überwachung von Lagerbeständen, das Abrufen von Bewegungsdaten und das Ermitteln von Lagerkennzahlen wie Mindestbestand, Höchstbestand und Meldebestand gehören zu den fast schon selbstverständlichen Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems.
Der Import und Export in und aus den verschiedensten Formaten ist ebenso esentiell, da die benötigten Schnittstellen zu anderen Anwendungen und Standards des E-Commerce stetig wachsen: BMECat, Datanorm, Elster, Edifact, Online-Shops - dies sind nur einige externe Formate und Anwendungen, aus denen Daten gelesen und gesendet werden müssen.
Das Abrechnen von Verkäuferprovisionen, eine Zeitplanung für Projekte, statistische Auswertungen, Verwaltung des Fuhrparks und Geschäftsfahrten - die Liste der Anforderungen eines einzelnen Unternehmens an ein WaWi ließe sich beliebig lange Fortsetzen. Die kompletten Datenbestände eines Warenwirtschaftssystems werden aber stets in einer oder mehreren Datenbanken verwaltet. Dabei wird zwischen den Stammdaten, zu denen eher persistente Daten wie Artikel-, Lieferanten- oder Kundendaten zählen und den Bewegungsdaten unterschieden, unter denen man die in Aufträgen verwalteten wirtschaftlichen Transaktionsdaten in Form von Geld und Waren versteht.
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