Zentrale Formularverwaltung und ein modernes Druck- und Formularmanagement

Die Erstellung, Änderung und Pflege von Formularen oder Textbausteinen in Softwareanwendungen sind ein Dauerthema in IT- und Fachabteilung. Einerseits müssen Formulare oft noch programmiert werden, insbesondere wenn es sich um dynamische Formulare handelt, die mit Daten befüllt werden - das kann dann nur der externe Softwarehersteller - andererseits kann nur die Fachabteilung die inhaltlichen Änderungen vorgeben. Das führt dann meist zu einem munteren Ping Pong Spiel mit der Folge, das kleinste Änderungen in den Formularen erst nach Monaten verfügbar sind, insbesondere dann wenn auch noch Software ausgerollt werden muss.

Formulare spielen in den meisten Unternehmen eine wichtige Rolle, da sich viele betriebliche Abläufe damit regeln lassen. Zu den üblichen Formularen gehören beispielsweise Vorlagen für Aufträge und Abrechnungen oder innerbetriebliche Berichtsformulare. Dabei sind Formulare, bei denen auch die Rechtssicherheit eine Rolle spielt, eine besondere Herausforderung. Das können zum Beispiel Vorlagen mit Textbausteinen für Verträge, Anträge oder Vollmachten sein.

Eine große Rolle spielt auch die Aktualität der Vorlagen, denn rechtliche oder auch andere Gegebenheiten, die sich in der Formulargestaltung niederschlagen, können sich schnell ändern. Ein gut funktionierendes zentrales Formularmanagement, das zu jeder Zeit allen Mitarbeitern den Zugriff auf aktuelle und einheitliche Formularvorlagen gewährleistet, ist daher ausschlaggebend für einen reibungslosen Informationsfluss und effizientes Arbeiten. Dabei muss natürlich auch die Datensicherheit gewährleistet sein.

Erschwerend kommt hinzu, dass Formulare oftmals in Fachanwendungen eingebunden sind, d.h. in eine externe Software integriert sind und aus dieser Fachapplikation heraus auch gedruckt werden müssen. Dabei sind die Formulare meist programmiert und  können nur vom Softwarehersteller der Fachanwendung erstellt, geändert bzw. gepflegt werden.

In vielen Unternehmen gibt es Probleme, weil die Formularverwaltung dezentral organisiert ist oder weil nur IT-Mitarbeiter bzw. der externe Softwarehersteller Formulare und Dokumentenvorlagen erstellen und zur Verfügung stellen können. Das führt zu längeren Bearbeitungszeiten, da notwendige Änderungen und Aktualisierungen oft nur mit Verzögerung möglich sind. Deshalb besteht bei einer solchen Organisation die Gefahr, dass Mitarbeiter veraltete Formulare verwenden oder dass für den gleichen Zweck unterschiedliche Formulare existieren. Datenredundanz, Ineffizienz und höhere Kosten sind dann die Folgen.

Diese Schwierigkeiten treten nicht auf, wenn eine zentrale Formularverwaltung für das gesamte Unternehmen existiert, aus die Mitarbeiter die benötigten Vorlagen abrufen können bzw. wenn die Formulare auch für eine externe Fachanwendung bereitgestellt werden kann. So ist die Verwendung einheitlicher Formulare sichergestellt.

Die Umsetzung dieses Konzepts kann mithilfe einer datenbankgestützten Software erfolgen. Dabei lässt sich der Zugriff der Mitarbeiter auf den Formular-Pool durch Benutzerrechte steuern. Das Ausfüllen und der Druck der Dokumente sind über gängige Anwendungen möglich, die sich problemlos über XML-Schnittstellen anbinden lassen. Eine solche datenbankgestützte Software eignet sich für alle Branchen.

Wichtig ist zudem, dass auch die Formularerstellung und -aktualisierung schnell und reibungslos funktioniert. Bei einer datenbankgestützten zentralen Formularverwaltung können  Mitarbeiter, soweit sie die Berechtigung dafür haben, selbst die Formulare für Ihren Verantwortungsbereich erstellen, einbinden und aktualisieren. Der Zugriff wird ebenfalls durch Benutzerrechte geregelt. Änderungen lassen sich durch die Möglichkeit der Historisierung nachverfolgen. Für diese Aufgabe sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, denn die Formularerstellung kann mit den üblichen Textverarbeitungsprogrammen erfolgen. So sind die zügige und fachgerechte Erstellung notwendiger Formulare und die unmittelbare Umsetzung von Aktualisierungen jederzeit gewährleistet.